INSTRUCCIONES PARA TRABAJO DE AUDITORÍA

GUIA DIDACTICA

PARA  CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN INTERNA

Asignatura: Planificación Estratégica

Facilitador: Prof. Zoraya Delgado

1. PRESENTACION:

      Según el Banco Interamericano de Desarrollo: Planear significa anticipar el curso de acción que ha de tomarse con la finalidad de alcanzar una situación deseada. Tanto la definición de la situación deseada como la selección y el curso de acción forman parte de una secuencia de decisiones y actos que realizados de manera sistemática y ordenada constituyen lo que se denomina el proceso de planificación.

     La Planeación Estratégica hoy día se considera uno de los instrumentos más importantes para que las organizaciones puedan proyectar en el tiempo el cumplimiento de sus objetivos de largo plazo mediante el aprovechamiento de sus capacidades para influenciar el entorno y asimilar - hasta crear- las oportunidades del ambiente en beneficio de éstas. Sin embargo, la planeación estratégica no es un fin en sí misma, al contrario es el medio para concertar esfuerzos bajo un marco referencial que motive y movilice a todos los integrantes de la organización.

2. OBJETIVOS:

2.1 Comprender la  Evaluación Interna y la auditoria gerencial

3. JUSTIFICACION

El conocimiento de los elementos de la planeación es importante en la formación del futuro Profesional en Gestión Municipal, ya que le permite tomar las decisiones más apropiadas para encausar la empresa hacia metas deseables

4. MARCO TEORICO

       La planeación estratégica ofrece puntos importantes para las actividades de la organización. Al servirse de ella los gerentes dan a su organización objetivos definidos con claridad y métodos para lograrlo. Este proceso de planeación les ayuda a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos antes que se agraven, también ayuda a los gerentes a reconocer las oportunidades seguras y riesgosas y a elegir entre ellas. Para ello, se vale de la evaluación interna que consiste en hacer una Análisis del Desempeño pasado, presente y proyecciones futuras, Identificación de factores internos críticos para lograr una ventaja competitiva y la Definición de Fortalezas y Debilidades.

     Por tanto, la Evaluación Interna (EI) tiene los siguientes objetivos: Describir la manera de realizar una auditoría Interna,  Analizar las relaciones clave entre las áreas funcionales y las áreas de negocio, Identificar las funciones básicas de las áreas claves de éxito, Exponer la importancia de las razones financieras y Elaborar Matriz de evaluación del Factor Externo.

      Cabe destacar, que La auditoría tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continúa siendo, de gran significado y valor para las comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los informes financieros.

     

      Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. Además de auditar los registros financieros de un organismo, es necesario auditar también los medios de que se vale la dirección superior, con el fin de poder determinar la pertinencia de la información que se le suministra para la planeación (estratégica y táctica), la organización, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa, la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoría administrativa funcional, procesal), la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoría analítica), y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en cuanto a planes y objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos, información, métodos de control, entre otros.

      Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de servicios, grandes, medianos o pequeños, pertenezcan al sector público o al privado, se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con la necesidad de examinar su situación. Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son sólo los periodos de crisis sino también los de éxito, los que originan cambios a los que necesariamente hay que adaptarse.

      Muchas veces se hace no sólo necesario sino imprescindible analizar detalladamente los problemas y las causas que están dificultando el desarrollo operativo de la empresa. Posiblemente habrá necesidad de redefinir objetivos y planes, políticas y presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organización debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos.

ANÁLISIS DE CADA ÁREA DE LA EMPRESA

De la organización del negocio: Apoya la cadena completa y no actividades individuales. Factores que se deben analizar: planificación, gestión, manejo de las finanzas y contabilidad, legal, asuntos del gobierno y gestión de calidad. Debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.

Producto / Servicio: productos y servicios que se ofrecen. Factores que se deben analizar: fortalezas y debilidades de cada producto o servicio, calidad del producto o servicio

Marketing: Comprende aquellas actividades que se utilizan para  promocionar y vender los productos. Factores que se deben analizar: Conocimiento de la competencia, planificación de actividades de marketing, conocimiento de la cartera de clientes, política de producto, de precios y manejo de los canales de distribución, obtención, mejora y desarrollo de la tecnología

Gestión: Factores que se deben analizar: Capacidad ejecutiva, toma de decisiones y valoración de riesgos, Adaptabilidad y flexibilidad, eficacia general del grupo ejecutivo, cumplimiento de objetivos, metas y planes. Buen manejo de los asuntos legales y de gobierno

Operaciones: Comprende el procesamiento de las materias primas para transformarlas en el producto final. Factores que se deben analizar: Trabajo con máquinas, embalaje, mantenimiento, funcionamiento del servicio. Conocimiento de expertos en tecnología, procedimiento e insumos tecnológicos, investigación y desarrollo

Talento humano: Consiste en las actividades que implican búsqueda, contratación, entrenamiento y desarrollo y compensaciones de todos los tipos de personal. Factores que se deben analizar: Eficiencia de la empresa en sus actividades: selección, promoción y colocación, evaluación, recompensas, desarrollo administrativo y relacionados jornal/empleados. Desarrollo de los empleados para enfrentar el entorno actual y futuro, cantidad y calidad del personal, nivel de satisfacción y de conflicto interno, experiencia y habilidades.

Financiero: Factores que se deben analizar:   buen manejo de las finanzas y contabilidad, activos corrientes, deudores, número de empleados, pasivos corrientes, retorno sobre ventas, rotación de inventarios

      Luego de haber realizado la Evaluación interna de la empresa, el evaluador  está listo para determinar: Fortalezas con la que cuenta la organización, Debilidades que la empresa tiene y utilizar la información para armar matrices.

5. INSTRUCCIONES PARA REALIZAR EL TRABAJO:

       En grupos (de 3 estudiantes cada uno), realizar la siguiente actividad: Leer toda la guía didáctica que se le presenta. Realizar en la primera parte del trabajo la teoría del objetivo 4.2., luego analizar si  el cuestionario contiene lo esencial para realizar una auditoria en una empresa e incluir algunas preguntas que a su juicio hagan falta. El grupo que así lo decida puede aplicarlo a una empresa conocida por el estudiante.

      Luego entregar informe en grupos de tres personas como máximo para el día 22-06-2011, Este informe debe contener portada o membrete. Dentro del contenido teórico principal: debe incluir la teoría del objetivo 4.2 Auditoria: Definición de auditoria, Características del sistema, auditoria del servicio: Análisis del usuario, compra, planificación de precios, investigación de mercadeo, análisis de oportunidad. La auditoría financiera: Las funciones de las finanzas, razones financieras básicas, estado de fuentes y usos de auditorías de producción especificación del alcance de la auditoria, análisis  de todos  los aspectos del cuestionario (Áreas de la empresa): De la organización del Negocio, Producto o servicio, Mercadeo,  Gestión, Operaciones, financiero, Debilidades de las áreas funcionales y de  la administración en general. Luego, analizar si  el cuestionario contiene lo esencial para realizar una auditoria en una empresa e incluir algunas preguntas que a su juicio hagan falta. El grupo que así lo decida puede aplicarlo a una empresa conocida por el estudiante  Conclusiones y recomendaciones y bibliografía consultada.

6. BIBLIOGRAFIA

David, F. (1990) La Gerencia Estratégica, Fondo Editorial Legis, Tercera

    Reimpresión

 Ogliastri, E. (1994) Manual de planeación estratégica, Ediciones Uniandes.

    Santafé de Bogotá

Serna,  H. (1996) Planeación y gestión estratégica, RAM Editores, Bogotá

Vélez, R. (2008) Veinte guías para la práctica de la planeación estratégica, Revista

    Universidad Eafit, Nº 68, Medellín:

MATERIAL ELECTRÓNICO ( Páginas WEB RECOMENDADAS) http://www.12manage.coml http://www.yotor.net http://www.geocities.com http://www.quality-consultant.com http://www.gestiopolis.com http://www.virtual.unal.edu.co http://www.http://www.slideshare.net/destrella/analisis-interno-de-las-empresas

CUESTIONARIO

Evaluación Interna

 Este cuestionario va a evaluar las fortalezas internas de su negocio y debilidades. De respuesta a las que se aplican  a su negocio o servicio.  Puede añadir declaraciones adicionales que son importantes para su negocio específico

1.1.De la organización del negocio

1-Tiene la empresa un Plan de Organización Estratégico SI❏ NO ❏. Explique cualquiera de las dos opciones

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2- Ese plan incluye misión, visión, principios o valores de la organización, objetivos, fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (Matriz DOFA) y definición de procesos. SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones

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3-  La dirección de la empresa permite percibir a toda la organización, a través de reuniones, conferencias internas, cursos y otros medios el compromiso de la alta gerencia sobre   el control interno del Plan Gerencial. SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones:

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4- El Plan estratégico esta adecuadamente difundido por toda la organización para asegurar que todos los aspectos del  trabajo vayan de acuerdo a los objetivos generales de la empresa. : SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones:

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5.- Cuenta la empresa con un organigrama  que manifieste claramente las relaciones jerárquicas funcionales de la organización, exponga las unidades ejecutoras de cada proyecto y permita el flujo de información entre las áreas SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones:

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Producto / Servicio

6-La empresa conoce  los beneficios que los clientes  reciben cuando compran el producto / servicio. SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones

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7-La empresa es  consciente de las limitaciones que tienen sus  producto /servicio. SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones

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8-La empresa tiene  por escrito un plan para proporcionar la capacidad de producción suficiente para satisfacer   las necesidades proyectadas. SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones

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9-La empresa es consciente de  cumplir con todas las leyes y regulaciones gubernamentales que se aplican al negocio. SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones

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10-La empresa usa estrategias de fijación de precios para sus producto / servicio para lograr los objetivos de mercadotecnia y financieros. SI❏ NO ❏  Explique cualquiera de las dos opciones

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 Mercadeo

11- La empresa tiene una marca reconocida que la distingue de sus competidores. SI❏ NO ❏  Explique cualquiera de las dos opciones

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12-La empresa busca crear  ventajas competitivas en el mercado. SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones

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13-La empresa conoce las estrategias de mercadotecnia que usan sus competidores en el mercado. SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones

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14-La empresa define claramente los objetivos de marketing y  los coloca en un calendario anual. SI❏ NO ❏ . Explique cualquiera de las dos opciones

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15-La empresa evalúa regularmente la efectividad del  plan de marketing.  SI❏ NO ❏ Explique cualquiera de las dos opciones

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Gestión

16- Todos los departamentos de la   empresa invierten la mayor parte de su tiempo  trabajando en las tareas prioritarias que impulsan los resultados del negocio. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones

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17.-La empresa tiene una visión clara de  sí misma y se los comunica periódicamente a sus empleados y contratistas. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones

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18- Recientemente  han examinado la estructura del plan  de gestión para determinar si  se está cumpliendo con las necesidades reales que tiene la empresa. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones

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19-La empresa  tiene la certeza de que sus contratistas y  proveedores están haciendo un buen trabajo,   de una manera oportuna, y  prestando un excelente servicio al cliente. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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20- La compañía cumple con las prácticas de negocios socialmente responsables. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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Operaciones

21- La empresa registra todos los procesos. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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22- Tiene controles para garantizar la seguridad  y la calidad  de  sus productos / servicios. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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23- Hacen mediciones clave de forma mensual para vigilar que se cumplan los objetivos propuestos SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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24- La empresa dispone  y hace uso de la tecnología necesaria para impulsar las funciones del negocio actual. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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25- La empresa posee planes para implementar mejoras tecnológicas. SI❏ NO ❏ Explique cualquiera de las dos opciones:

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Talento Humano

26- Los gerentes utilizan   mentores, consejeros y entrenadores para seguir aprendiendo y crecer como líder. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones

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27- Los gerentes y sus  empleados  tienen una idea clara de lo que se quiere  lograr, pues  tienen una descripción de sus  funciones. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones

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28- La empresa motiva regularmente a sus  empleados, para que ellos  disfruten  ir a trabajar. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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29- La gerencia de la empresa y sus   empleados tienen las habilidades y conocimientos necesarios para realizar su trabajo y  tomar buenas decisiones. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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30- Los empleados son capaces de trabajar por su cuenta con una supervisión mínima  de los  gerentes.  SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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31.-La empresa proporciona formación continua para todos los empleados. SI❏ NO ❏ Explique cualquiera de las dos opciones:

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 Financiero

 32-La empresa tiene un buen manejo de sus finanzas. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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33- Los administradores y contadores  comprenden los objetivos financieros de la empresa y tienen conocimiento   si se están logrando SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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34-La empresa ha establecido una buena relación de negocios con bancos, contadores, agente de seguros  y con  asesores financieros. SI❏ NO ❏ .Explique cualquiera de las dos opciones:

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 Elaborado: Por Prof. Zoraya Delgado/2011